不論是機關單位還是企業，開會是必不可少的工作環節。但大家都厭惡冗長、低效的會議。缺乏管理的會議浪費時間、精力與金錢，又毫無生產力，但這種會議是可以避免的。結合朗歐企管駐廠咨詢的實踐，我認為在工廠的生產管理中必須要開好三個會議：部門/車間班前會、生產協調會和管理周例會。

1.部門/車間班前會

利用部門/車間班前會，可以說明新產品、新方法、新工藝，提高員工的技術水平，傳播品質觀念，宣傳公司各項政策，真正做到始于教育、始于培養；

利用部門/車間班前會，可以實施追蹤與管理，對品質異常進行檢討、分析與矯正，對過去工作加以回顧，總結經驗、改正過失；

利用部門/車間班前會，可以安排每天的生產任務，說明市場反應，傳達上級指令；

利用部門/車間班前會，可以培養員工好的習慣及行為觀念，通過對工作素養、工作倫理及工作習慣的宣導，促使員工不斷改進，從而提升整個公司員工的素質；

利用部門/車間班前會，可以培養主持會議的管理者的管理能力、演說能力，提升管理者的形象、風范與氣質。

部門/車間班前會是企業管理者必須運用好的一個工具。很多企業也開早會，但是我在走訪中發現，很多早會流于形式，存在紀律差、團隊士氣不佳、內容不具體等問題，沒有得到應有的效果。甚至有些管理者認為不如不召開，節省出的時間還可以多做一些工作。

部門/車間班前會是朗歐的老師進駐企業后要抓好的基礎工作之一。開好部門/車間班前會需要做好以下幾點：

（1）會議頻率

部門/車間班前會，每班前都要召開（一班制早上上班前開，多班制逢班前召開）。基層保持每天召開。主管選擇重點班組、車間、部門參加，保證每周至少到每個單位參加一次。經理保證每兩周至少到每個單位參加一次。

（2）會議時間

部門/車間班前會的時間最好控制在10~15分鐘。

（3）會議紀律

部門/車間是企業中的最小單位，也是企業組織的基本單位。會議紀律必須要嚴格，不能遲到、嬉鬧、交頭接耳，隊伍隊形要整頓好，可以參考軍訓的要求站軍姿，體現出企業的精氣神。

（4）會議主要內容

首先，總結昨日工作，通報昨日工作紀律、業務/生產情況、發貨情況、客戶投訴等問題，對前一天表現優異的員工提出表揚，樹立優秀員工的榜樣，鼓舞士氣；其次，傳達昨日相關會議的決議與精神，對相關制度、流程進行培訓及考核、問答；再次，安排當日工作任務，具體到個人或最小單位，強調當日工作的目標和注意事項；最后，對昨日表現不佳的個人或不良現象提出批評和指導。

（5）與會人員要求

主持班前會的管理者要聲音洪亮、態度親切。班前會氣氛要輕松，要懂得鼓勵下屬。班前會時作業員可以反映問題、積極參與。必要時可以有上司指導、協助及列席。

（6）會議準備

會前準備是保證會議有效的核心。很多企業召開班前會完全依靠管理人員的臨場發揮，但基層管理人員大都不是管理專業科班出身，也不具備很深的演講功底，因而就需要充分做好會前準備，準備好講話內容等。

朗歐的老師去企業推行班前會管理制度的時候有一個核心的表單，就是班前會臺賬，要求管理人員前一天下班前按照要求將臺賬填寫好，第二天班前會就有本可依了。

班前會看似是一個小動作，但如果能夠真正發揮出功能，將會給企業團隊帶來無限的好處。各企業一定要重視部門/車間班前會，讓迫切地希望被了解、被尊重、被培養的一線員工能夠在團隊中快速成長，在部門/車間班前會上找到一個屬于自己的舞臺。

2.生產協調會

生產協調會又叫生產調度會。在異常頻發的中小企業，每天需要下達生產計劃，通報生產異常，協調各類問題，因而必須召開生產協調會。每天有效召開生產協調會，是企業生產正常化的保障。

開好生產協調會，有助于將各部門的目光充分集中到生產任務上來，確保各部門每天的工作圍繞著具體的生產任務展開；開好生產協調會，有助于統一聲音，將具體的問題在會議上暴露出來，有利于各部門之間的協調溝通；開好生產協調會，有助于打造一支高效、務實的團隊。

開好生產協調會，需要注意以下幾點：

（1）會議頻率

生產協調會應保證每天召開一次。只要工廠在開展生產，就必須要召開生產協調會。生產管理需要高頻率的工作，需要每天不斷地下達任務、協調異常、跟進進度。很多管理者覺得生產沒有問題就沒必要召開生產協調會，或者認為生產協調會作用不大，因而不愿意召開，這是錯誤的。

（2）會議時間

會議時間一般控制在30分鐘以內。企業剛開始實行生產協調會制度的時候，會議時間可以稍長，但常規召開以后，會議時間必須控制在30分鐘以內。要想控制好時間，就必須得有明確的會議議程，并且嚴格按照會議議程進行。

（3）會議紀律

稽查部人員需要參與，與會人員嚴格按照會議議程控制發言時間和發言內容，并遵守會議管理制度。嚴明的會議紀律是打造一個好團隊最好的武器，也是最簡單而最有效的改造員工習性的方式。

（4）會議主要內容

第一項，通報前一日的生產協調會會議決議完成情況；

第二項，組織各部門對生產計劃、物料計劃的準確性與合理性進行評審；

第三項，各車間負責人匯報前一日的生產異常及日計劃達成情況，并提出需要其他部門協助的事項；

第四項，采購部匯報物料進度及跟進情況；

第五項，品質部匯報前一日來料、制程、成品的品質狀況；

第六項，技術部通報車間工藝操作及生產技術工作進展情況；

第七項，PMC部對前一日各車間生產計劃達成情況進行考核通報。

各企業視行業、要求不同，可以根據實際情況對會議議程進行增減。

（5）與會人員要求

生產協調會由PMC部主持，各生產相關部門參與，生產部總負責人必須到場，老板視企業實際情況選擇性參與。

（6）會議準備

各部門在生產協調會召開之前，一定要明確開會時需要匯報的內容，且要用數據說話，要有理有據，并根據實際情況填寫各部門的生產協調會匯報表，以保證生產協調會的高效召開。

（7）會議決議

必須要形成有效的會議決議。生產協調會要安排專人進行會議記錄，會議結束時由會議記錄人通報確認會議決議并在結束以后將會議記錄分發給各與會人員，便于稽查部跟進。

3.管理周例會

管理周例會，也可以被稱為“管理變革周例會”，是在朗歐企管提供咨詢期間，整個管理變革中最核心的會議，也是朗歐的老師離開企業以后，企業方必須要堅持召開的會議。周例會是企業每周不可缺少的重點工作。然而，如何高效、實用、真實地召開會議，是很多企業面臨的難點。

召開管理周例會，可以提供一個各部門展示和比拼工作業績的平臺，讓重大事情呈現于陽光之下；可以讓管理團隊養成用數據說話的習慣；可以樹立公司制度流程的權威；可以讓老板、高管了解到具體的事情和問題。

召開管理周例會，有助于培養一支企業的核心團隊。在會上，各管理人員對上周（上一階段）本部門的工作進行小結，并對下周（下一階段）工作進行預先計劃，可以提高管理人員的總結和計劃能力，長此以往形成良好的工作習慣。

召開管理周例會需要注意以下幾項內容：

（1）會議頻率

必須保證每周一次。管理周例會是各部門總結上周工作，制定下周的工作計劃和周目標的主要戰場。

（2）會議時間

會議時間一般控制在兩個小時以內，根據企業規模的不同可以進行適當調整。因為周例會時間比較長，且各部門人員都要到齊并集中注意力，建議企業每周選一天晚上組織召開。

（3）會議紀律

需要稽查部人員參與，各與會人員嚴格按照會議議程控制發言時間和發言內容，并遵守會議管理制度。稽查人員需要依據議程，嚴格控制每個人的發言時間，改變之前開會“言而不決”的習慣。

（4）會議主要內容

第一項，由稽查部通報上周各部門周任務書執行情況；制作稽查戰報，通報上周各項會議決議、制度、流程執行情況；通報上周發現的各部門的問題及工作亮點；通報上周各部門的執行率排名并進行現場正負激勵；通報各項目專項稽查執行情況；

第二項，各部門上周的專項改善情況匯報；

第三項，各部門負責人以數據的形式匯報上周工作目標任務的完成情況，陳述下周的工作計劃，提出需要支持及改善的相關情況等；

第四項，下達下周的管理變革任務書。

（5）與會人員要求

由總經理主持，各部門負責人參與。周例會非特殊緊急情況，各部門負責人和總經理必須參加。根據企業規模不同，可組織主管級以上人員參與或中基層管理者旁聽。

（6）會議準備

各部門負責人做好述職幻燈片或述職表單，幻燈片或表單必須包括以下內容：

①上周工作計劃完成情況；

②上周本部門關鍵數據指標計劃完成情況；如未完成，如實分析未完成原因并提出改善措施；

③下周工作計劃及下周本部門關鍵數據指標計劃；

④重點改善項目完成情況；

⑤上周任務書完成情況。

（7）會議決議

管理周例會必須要形成有效的會議決議。要安排專人進行會議記錄，會議結束時由會議記錄人通報會議決議并在會議結束以后，將會議記錄分發給各與會人員，便于稽查跟進。

（8）管理變革周例會召開的要點

①各部門關鍵數據指標要由橫向部門來進行統計，不得由本部門進行統計，如下表：

②制定周數據提報錄入流程卡，規范數據收集錄入流程，確保周例會上數據的真實性。

③周例會，企業老板或總經理必須親自參與，要讓高層了解每周具體的重點工作；

④各部門制定下周的工作計劃和未達成目標的改善措施時，要避免“加強、注意、重點跟進”等概念性話語，必須有“誰”“什么時間”“做什么具體動作”這三個要素，否則不能算做一個合格的計劃或改善措施；

⑤高層必須在會議開始之前提前閱讀各個部門的工作匯報，以便在會議過程中進行有針對性的點評，而不是臨場發揮；

⑥召開管理周例會時，既要有表揚，也要有批評，一個召開得好的周例會要懂得樹立榜樣、抓出典型；

⑦老板/總經理要在每個管理人員匯報完成后一對一地進行有針對性的點評，而不是等所有人匯報完成后一起點評；

⑧對問題進行原因分析時只能分析自己的原因，特別是在前期。這項規定雖然有點苛刻，但確實能夠快速改正從別人身上找原因的習慣；

⑨會前要準備好會議上正負激勵所需的紅旗、黃旗、資金等物資。

結語

會場，為工廠各部門有效溝通提供了一個很好的場地，當企業會議不能有效召開時，就會出現議而不決、決而不行、行而無果的現象，就是在浪費時間。如果每個會議都能有效召開，會議就會成為精細化管理的一個很好的工具。

會議制度推行前期可能會覺得會議多、時間長，但當流程管理等各方面完善以后，會議時間會大大縮短，就能夠更高效地指導工作。當然在生產管理中，還有每天工序之間的對單會；成立稽查部之后，還會有每天的稽查會、每周的稽查周例會。這些會議都是提升管理水平、打造高效團隊的有效工具，希望企業能開好并且利用好每次會議。

長按二維碼添加關注，免費學習管理課程

www.sytz6868.com 廣州市企業管理咨詢公司